辦公OA自動化系統(tǒng)業(yè)務方案描述辦公OA自動化系統(tǒng)功能概述

一、個人辦公

1、辦公申請：輸入各種辦公申請，包括用車申請、車輛維修申請、會議室使用申請、辦公用品領用、公章使用申請、用餐申請等。

2、工作日程安排：日程安排個人工作時間進行合理的安排，詳細到每天具體時刻的工作安排，系統(tǒng)根據安排情況進行實時提醒，日程未經確認完成前，系統(tǒng)處于一直提醒狀態(tài)。

3、待辦事宜：查看需要辦理的各項事務以及工作計劃，系統(tǒng)按照用戶定義模式，自動傳遞、提醒用戶有待閱公文、會議文件、事物接洽等工作。

4、個人名片夾：可以新增個人，或名片共享給他人使用，對名片進行查詢和打印，每個人都能看到自己個人名片夾和別人共享的名片夾。

5、BBS討論：用戶可以用以熱點討論、日常工作的經驗交流。

 

二、信息中心

1、信息欄目：設置公告信息發(fā)布欄目，為不同的欄目指定發(fā)布權限和刪除權限，對指定的欄目有修改刪除權限才可修改或刪除該欄目下的信息。

2、信息發(fā)布：在指定欄目中發(fā)布公告信息，公告信息可以使用普通信息和紅頭文件二種方式發(fā)布，可以上傳相關圖片和附件，發(fā)布的信息。

 

三、人事管理

1、人事信息：對公司的人員情況進行增加人員、修改人員信息、人員履歷信息，以后可以及時查詢人員的各種信息，統(tǒng)計人員情況。

2、人員調動和分配：將人員從一個部門調到另一部門，并分配職位，分配職位后，該人員就具有了該職務所具有的操作權限，也可使一人身兼多職，包括跨部門兼多職。

3、人員離職：對人員進行離職處理，離職處理時系統(tǒng)會自動檢查該員工是否有未辦理完成的事務，是否有未交還的公司資產、資料等，如果有，則該員工不能辦理離職，該員工須處理完有關事務及有關交接工作后才能辦理離職。對已離職后的人員可以進行復職操作，

4、人事統(tǒng)計：按多種條件查詢人事情況。

5、人事查詢：綜合各種條件查詢人事信息，包括員工合同到期信息、保險繳納信息、特種證件檢驗周期。

 

四、考勤管理

1、請假申請：填寫、刪除、修改請假單，并查看個人請假信息。請假結束后填寫實際的請假時間，進行銷假處理。

2、請假審批：根據設定的審批流程對個人請假申請進行審批。

3、銷假核準：由人事部門或主管領導對員工填寫的實際請假情況進行核查處理，對不符合實際情況的請假時間予以修改更正。

4、加班申請：填寫、刪除、修改加班申請，并查看個人加班申請信息。對于已發(fā)生的加班填寫實際的加班時間，即進行加班確認處理。

5、加班審批：根據設定的審批流程對個人請假申請進行審批

6、加班核準：由人事部門或主管領導對員工填寫的實際加班情況進行核查處理，對不符合實際情況的加班時間予以修改更正。

7、出差申請：填寫、刪除、修改出差申請單，并查看個人出差信息。出差結束后填寫實際的出差時間，進行報銷處理。

8、出差審批：根據設定的審批流程對個人出差申請進行審批

9、出差報銷：由人事部門或主管領導對員工填寫的實際出差情況進行核查處理，并詳細核對報銷單據明細，對不符合實際情況的予以修改更正。

 

五、工作計劃

        1、計劃類別設置：定義計劃的分類，新增、修改、刪除計劃類別處理。

2、工作計劃輸入：制訂相應的項目工作計劃，同時將這些計劃進行分解、落實到具體的員工（計劃執(zhí)行的負責人）。計劃制定人具有對計劃進行分解、考評、核準計劃完成情況、終止計劃執(zhí)行的權限。員工可以在待辦工作查詢到自己相應的工作計劃，同時落實到自己的計劃，分解制訂自己的工作計劃。

3、工作計劃分解：對已經輸入的計劃由計劃發(fā)布人對整體計劃進行分解得到子計劃，相應子計劃負責人可以對自己負責的子計劃再次分解到具體負責人頭上。

3、工作報告：在計劃執(zhí)行過程中，計劃的相關人員可以隨時提交有關的計劃執(zhí)行報告、總結報告、考評報告等，同時也可以上傳相應當的附件文件。

4、工作日志：填寫每天的具體工作日志，填寫日志時，可將當天的工作填寫一份工作日志，也可以分時間段填寫多個日志明細，同時可以上傳一些相關的附件文件。

5、日志查詢：部門領導查詢指定本部門員工的工作日志情況，公司領導查詢所有部門所有員工的工作日志情況，及時了解員工每天的工作情況。

6、工作計劃查詢：查詢總體計劃以及子計劃的發(fā)布人、發(fā)布時間、計劃的當前狀態(tài)；計劃執(zhí)行的時間進度圖、工作進度圖；計劃負責人、計劃內容及其相關附件信息等。

 

六、公文流轉

1、基礎資料設置：包括公文的保密等級、公文模版、工作流程模版、公文類別、公文辦理流程。

2、收文管理：登記員對已簽收的文件進行登記，登記內容包括公文標題、文件分類、公文字號、緊急程度、公文種類、主題詞（能夠自動校驗）、秘密等級、公文頁數等，以及文件其他項、正文內容等，正文內容可以通過掃描或者手工輸入方式完成。其中系統(tǒng)還會自動生成一些登記項，如文件流水號、登記員、登記日期、當前處理狀態(tài)等。

3、發(fā)文管理：對內部公文進行正式的擬稿工作，然后將文件提交，此文件將根據所選的發(fā)文流程進行流轉。

4、公文辦理：對收到的公文進行辦理，可以選擇返回上一步驟操作即將文件退回，或者將文件送到下一人員進行處理。如果是的批閱人員，此流程就會自動結束。

5、公文催辦：對超過辦理時限的公文進行催辦操作，或者設定發(fā)文的催辦時限，當辦文超過催辦時限時，系統(tǒng)會自動進行催辦。

6、公文跳轉：對在流轉中的發(fā)文文件進行重新定位，可以不讓流程因為出現某故障而無法正常流轉。

7、公文歸檔：將流轉完畢的公文文件送到的資料管理數據庫中，也就是完成了歸檔的操作。

 

七、會議管理

1、會議室管理：會議室登記會議室名稱、地點、負責人、聯系電話、設備情況、人數容量、有無服務員等

2、會議登記：登記會議名稱、會議主題、召開部門、日期、會期、地點、參加范圍、費用預算等內容，根據與會人員的回執(zhí)信息，確定會議時間，即可發(fā)放會議通知

3、會議通知：根據會議登記情況，通知與會人員準時參加會議，可以電腦短消息或者AM信使兩種方式

4、會議紀要：在會議結束后，記錄會議召開的各方面的細節(jié)情況，如基本情況、出席情況、議題討論情況、會議發(fā)言等，整理形成會議紀要并輸入到系統(tǒng)中，會后與會人員可以隨時查詢會議紀要信息。

5、會議查詢：組合各種條件查詢會議信息。

 

八、審批登記

1、事務審批：根據預先定義的審批流程對員工辦公申請進行相應的審批處理，審批人員只能看到自己相關的申請單據。

2、事務登記：對審批完畢后日常辦公事務的進行登記，對于非申請的事務進行手工登記。

 

九、辦公用品

        1、辦公用品檔案：建立和維護辦公用品目錄，建立目錄的同時登記當前庫存數。

        2、辦公用品采購：登記采購回來的辦公用品，系統(tǒng)對數量做入庫操作。

3、辦公用品領用：登記辦公用品領用情況，系統(tǒng)對數量做出庫操作。

4、部門費用預算：設置各部門每月的辦公用品預算情況，月底與實際里程使用對比是否超出預算。

5、辦公用品庫存預警：查詢辦公用品庫存報警情況，對庫存不足及時提醒進行采購。

 

十、車輛管理

1、基礎信息維護：定義車輛類型和車輛狀態(tài)、司機信息，費用類別，常用目的地及里程，里程補貼的字典。

2、用車申請：填寫、刪除、修改用車申請，提交用車申請進行審批，審批通過打印派車單。

3、車輛狀態(tài)查詢：查詢車輛使用情況以及是否在廠。

4、油耗登記：登記車輛在指定時期內的油耗情況情況。

5、里程登記：登記車輛在指定時期內的行車里程情況。

6、維修登記：登記車輛的維修記錄，包括維修原因，維修費用，維修結果等。

7、部門里程費用預算：登記各部門每月的車輛里程預算情況，月底與實際里程使用對比是否超出預算。

 

十一、文檔資料管理

1、資料類別維護：新增、刪除文檔分類或下一級分類，增加時添加分類注釋；新增、刪除文檔；為不同的類別指定發(fā)布權限和刪除權限，對指定的欄目有修改刪除權限才可查詢、修改或刪除該欄目下的電子文檔資料。

2、資料查詢：有查詢權限的用戶可按文檔分類、文檔標題進行查詢電子文檔信息，對于紙質文檔，則僅能查詢到文檔分類和標題，具體借閱通過借閱申請完成，同時可以查詢文檔所帶的附件信息。

3、借閱登記：公司員工如需借閱紙質資料，則首先應進行資料借閱申請，審批通過后由管理員登記借閱情況，登記時填寫相應歸還時間，到時及時提醒管理員和借閱人及時歸還，借閱登記后，該資料的狀態(tài)變?yōu)橐殉鰩臁?/div>